+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказы

Содержание

Приказы по основной деятельности организации

Приказы

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов 

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры) 

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д. 

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия 

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.

также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности 

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/prikazy_po_osnovnoj_deyatelnosti_eto_kakie_prikazy/

Что такое приказы по основной деятельности

Приказы

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

О наделении правом подписи

Источник: http://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt

Перечень обязательных приказов: какие из них должны быть в каждой организации

Приказы

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются приказы по предприятию.

Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.

Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.

Какие приказы должны быть на предприятии обязательно

Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

  1. Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и увольнением с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
  2. Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
  3. Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа

Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

  1. Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
  2. Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.

Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

  • журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
  • нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
  • номера на приказы проставляются поочерёдно;
  • дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
  • в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
  • сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Классификатор приказов

Структура классификатора приказов

Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов.

Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.

Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:

  1. Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
  2. Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
  3. Кто выполняет регистрацию и хранение документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
  4. Срок хранения.
  5. Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
  6. Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов. Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

  1. Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
  2. Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
  3. Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
  4. Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача трудовых книжек, заключение договора о материальной ответственности и другие.
  5. Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Приказы по личному составу

Делопроизводство по кадровым приказам

Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

  • приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
  • приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.

К первой категории будут относиться решения о предоставлении отпусков, служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.

Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

  • прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
  • назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
  • присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
  • оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
  • вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
  • направление сотрудника во все типы служебных командировок;
  • зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kakie-prikazy-dolzhny-byt-v-organizatsii.html

Кадровые приказы

Приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Список приказов по основной деятельности

Приказы

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)

Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)

Бланк приказа о передачи функций (Word)

Бланк приказа о запрете курения (Word)

Бланк приказа о назначении ответственного (Word)

Бланк приказа о передаче права подписи (Word)

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
  2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
  3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
  4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
  6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

  1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
  2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
  3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
  4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
  5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
  6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
  8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку.

Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов.

Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/prikazy-po-osnovnym-vidom-deyatelnosti/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть