+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Профессия секретарь

Содержание

Секретарь

Профессия секретарь

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы.

Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам.Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см.

выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ.

 Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе.

 Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь.

В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений.

Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:

  • контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
  • обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
  • ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
  • планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
  • подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
  • прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы

  1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
  2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
  3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.

  4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
  5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
  6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.

  7. Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

  1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.

  2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.

  3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором.

 На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность.

 Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Лучшие ссузы для секретарей

  1. Технологический колледж № 34.
  2. Экономический колледж Санкт-Петербурга.
  3. Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
  4. Краснодарский торгово-экономический колледж.
  5. Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

  1. Базовое понимание принципов делопроизводства.
  2. Microsoft Office, мессенджеры.
  3. Правила ведения деловой переписки.
  4. Корпоративная этика.
  5. Работа с оргтехникой.
  6. Тайм-менеджмент.

Источник: https://www.profguide.io/professions/Sekretar.html

Профессия Секретарь: особенности, преимущества и недостатки

Профессия секретарь

14.11.2016

Словом «secretarius» патриции Древнего Рима называли доверенное лицо, в обязанности которого входило быть в курсе всех его дел и интересов. Сталкиваясь с трудностями принятия решения, хозяин обращался за советом к секретарю. При этом помощник обязан был держать в строгой тайне все секреты патриция.

Традиция найма помощников знатных граждан Рима распространилась по всей Европе. Должности секретаря стали вводить не только знатные люди и бизнесмены деловой Европы начала новой эры, но и различные государственные учреждения. Секретарские функции трансформировались в делопроизводительные, административные и организационные.

Петр I в 1720 году ввел в России институт секретарей с введением рангов этой профессии. К петровским секретарям были сформированы требования:

  • «высокообразованный дворянин знатного роду»;
  • «мужескаго полу»;
  • «могущий дать совет по любому житейскому вопросу».

Екатерина II прошлась жесткой редакторской правкой по предъявляемым требованиям к кандидатам, претендующим на эту должность. Наличие наглости и изворотливости стало обязательной компетенцией такого специалиста.

В Российской империи с 1840 года введена должность личного секретаря директора на двух самых крупных предприятиях – Невском и Путиловском заводах.

Избранных на эти должности кандидатов отправили в Европу обучаться профессии. Новшество быстро прокатилось по стране.

В 1868 году в Харькове открылись первые курсы секретарей, и страна стала самостоятельно обеспечивать себя секретарскими кадрами. 

Женщин к секретарской профессии допустили только на заре ХХ века, благодаря развитию феминизма и гендерному уравниванию в праве на труд всех граждан.

Сто лет назад в деятельность секретарей вмешался научно-технический прогресс. Каждый секретарь государственного учреждения обязан был владеть техникой работы на следующих агрегатах:

  • одной из 23 имеющихся моделей пишущих машин;
  • 8 модификациями множительных механизмов;
  • одним из двух видов диктофонов;
  • уметь пользоваться разнообразными канцелярскими принадлежностями, в том числе и перьевыми ручками.

Кто такой секретарь в современном мире?

Ни одна должность в современном мире не имеет столь широкой функциональной парадигмы. Но это не значит, что весь набор должностных обязанностей и требований к кандидатам востребован в каждой конкретной вакансии. Все строго наоборот. Требования к специалисту в каждой компании сугубо индивидуальны. Рассмотрим варианты функциональных обязанностей этой должности.

Парадигма обязанностей секретаря

Весь функционал можно разделить на условные блоки: работа с руководителем, документоведение, решение административно-организационных вопросов.

Работа с руководителем

  • формирование, ведение, контроль ежедневного, недельного рабочего плана руководителя;
  • согласование с руководителем встреч с сотрудниками предприятия и сторонними посетителями;
  • организация, подготовка и техническое обслуживание встреч, совещаний, собраний с участием руководителя;
  • прием информации (телефонной, электронной) в адрес руководителя;
  • обслуживание посетителей руководителя;
  • организация поездок, командировок руководителя (бронирование гостиниц, покупка проездных билетов, подготовка документов на получение визы руководителем).

Документоведение

  • ведение журналов регистрации входящей и исходящей документации;
  • формирование, подача на подпись, регистрация приказов по основной деятельности предприятия;
  • получение входящей корреспонденции и распределение ее по адресатам.

Решение административно-организационных вопросов

  • контроль наличия канцтоваров и своевременное пополнение их запасов;
  • контроль наличия и при необходимости приобретение продуктов питания для руководителя;
  • выполнение рабочих поручений руководителя.

Требования к кандидату на должность секретаря

  1. Уровень образования – не ниже среднего. Для крупных компаний обязательно наличие высшего.
  2. Иногда выдвигается требование знания иностранного языка (чаще всего – английского, реже – немецкого, французского, китайского).

  3. Уверенное владение ПК и оргтехникой.
  4. Знание основ делопроизводства.
  5. Знание делового этикета.
  6. Презентабельная внешность, ухоженный вид.
  7. Собранность, организованность, умение работать в системе многозадачности.

     

  8. Готовность к ненормированному рабочему дню.

Зарплатные ожидания и средние доходы современных секретарей

Зарплатные ожидания кандидатов на позицию секретаря в настоящее время составляют от 10 до 60 тысяч рублей. Зависят они от уровня владения профессией и даже региона проживания. 

Как показывают данные сайта Jobsora, существует реальная возможность получения высокой заработной платы по этой профессии. Работодатели предлагают от 15 до 100 тысяч рублей в зависимости от списка функциональных обязанностей секретаря и региона проживания.

Одновременно простая и сложная работа секретаря может достаться любому желающему. Для некоторых соискателей она является начальной карьерной ступенькой и возможностью войти в компанию. Другим же она доставляет удовольствие от сознания того, что секретарь порой является «серым кардиналом».

Источник: https://ru.jobsora.com/articles/professiya-sekretar

Секретарь – где учиться, зарплата, преимущества профессии

Профессия секретарь

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда.

Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий.

Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.

Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.

Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?

Кто такой секретарь?

Профессия секретаря появилась много веков назад.

В истории Древнего Рима упоминается слово “secretarius” – человек, который осведомлен обо всех делах патриция; советник, держащий все секреты в строжайшей конфиденциальности.

Кроме того, к представителям этой профессии относились писари и летописцы, фиксировавшие хронологическую последовательность событий и осуществлявшие записи распоряжений и указов царей.

В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.

В современном понимании слово “секретарь” подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы.

Как правило, секретарь – это “правая рука” начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя.

К основным должностным обязанностям относится:

  • просмотр и сортировка корреспонденции, почты;
  • прием телефонных звонков;
  • обеспечение офиса необходимыми для работы предметами;
  • общение с посетителями;
  • организация встреч руководителя и планирование его рабочего времени;
  • протоколирование совещаний или собраний;
  • организация командировок (бронирование отелей и билетов) и т.д.

На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:

  • Секретарь на “ресепшн”. К этой должности не выдвигается особых требований, и она считается наименее престижной. Для работы не требуется специального образования, а в круг обязанностей зачастую входит распределение звонков, встреча клиентов, выполнение мелких поручений, закупка канцтоваров и прочих офисных принадлежностей.
  • Секретарь-референт. Человек, который занимает не последнее место в компании и приравнивается к должности офис-менеджера. На этой должности без специального образования не обойтись. Работа предполагает редактирование различного рода документов, подготовку проектных решений, контроль над работой других сотрудников, составление речей для выступления руководителя на мероприятиях.
  • Помощник руководителя. Очень почетная и ответственная должность, которая включает организацию работы сотрудников, решение административных и организационных проблем. Для ассистента крайне важным является знание всех дел компании, а также наличие доверительных отношений с руководителем.

Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:

  • Секретарь-переводчик. Наряду с другими обязанностями, должен владеть на высоком уровне иностранным языком для участия в переговорах с зарубежными партнерами.
  • Технический секретарь. Претендент должен безупречно владеть методом “слепого” набора текста, работать с оргтехникой и телефонными звонками.
  • Судебный секретарь – работник суда, проверяющий явку людей на заседание, протоколирующий слушания, печатающий судебные акты и выполняющий поручения судьи.
  • Офис-секретарь отвечает за административно-хозяйственные вопросы: выполнение распоряжений руководителя, встреча партнеров, ведение переписки, организация командировок.
  • Делопроизводитель – человек, систематизирующий документацию, оформляющий счета, регистрирующий корреспонденцию и работающий с архивом.

Какими личностными качествами должен обладать секретарь?

Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.

Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.

Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий.

Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса.

Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.

Преимущества профессии секретарь

Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:

  • стабильность;
  • приобретение полезных навыков общения;
  • новые знакомства;
  • работа в комфортном офисе;
  • возможность совмещения с учебой или работой.

Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым.

Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития.

Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают.

Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость “держать лицо” в любых ситуациях.

Где можно получить профессию секретарь?

Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению “секретариат”. А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.

Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно.

Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее.

Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.

Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей в сфере образования.

Материал полезен?

Источник: https://fulledu.ru/articles/1276_sekretar.html

Профессия секретарь

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

  • различные организации и фирмы;
  • суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: https://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/sekretar.html

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Профессия секретарь

Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут востребованы, так как на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. Что же из себя представляет эта профессия, какие в ней есть плюсы и минусы?

Бытует ошибочное мнение, что секретарь – это красивая девушка, которая только и делает что готовит начальнику кофе и проводит к нему посетителей. На самом деле круг обязанностей секретаря гораздо шире и разнообразнее и заключается в следующем:

  1. Прием телефонных звонков, их переадресация в другие отделы.
  2. Прием заявлений.
  3. Ведение журналов входящей и исходящей документации.
  4. Прием посетителей.
  5. Планирование распорядка дня начальника, напоминание ему о важных встречах.
  6. Организация оперативных совещаний, светских приемов.

Для того чтобы работать секретарем, необходимо обладать следующими качествами:

  1. Коммуникабельность.
  2. Дипломатичность.
  3. Тактичность.
  4. Доброжелательность.
  5. Организованность.
  6. Профессионализм.

Плюсы профессии

Секретарь – это правая рука руководителя, он находится ближе всех к руководству и потому всегда в курсе дел, происходящих на предприятии. Этим преимущества профессии не ограничиваются. К ним также можно отнести:

  • Как начало карьеры секретарь – идеальная должность, потому что приобретаются навыки работы с клиентами и сотрудниками по работе, расширяются навыки организаторской работы, изучается делопроизводство.
  • Поскольку секретарь – лицо компании, человек, занимающий эту должность может приобрести полезные знакомства, что в дальнейшем может помочь строить карьеру.
  • Должность не требует специального образования, потому даже будучи технологом, при отсутствии других вариантов работы, можно устроиться на время секретарем. К счастью, профессия всегда востребована, потому легко можно найти подходящий для себя вариант с хорошей зарплатой.
  • Работа секретарем не предусматривает командировок и не слишком обременительна, потому можно параллельно учиться и получать второе высшее образование.
  • Должность предусматривает работу со всеми сотрудниками предприятия, секретарю легче продвинуться по службе на предприятии. Как только в одном из отделов появится вакансия, при наличии соответствующего образования, секретарь может получить повышение.

Минусы профессии

Преимуществ у должности немало, однако все же не всем людям эта работа подходит в силу своей специфики. К недостаткам профессии относят:

  • Секретарь не имеет право плохо выглядеть, даже если в личной жизни проблемы или не удалось выспаться. Обычно на должность берут красивых девушек, которые заботятся о своем внешнем виде. Причина проста, руководитель думает о том, чтобы в приемной сидела доброжелательная и милая девушка, которая понравится посетителям и займет их непринужденным разговором, пока руководитель занят. Потому несмотря на обилие проблем, нужно постоянно улыбаться и оставаться доброжелательной.
  • Предприятия разные и если в приемную строительной фирмы заходят контрагенты для заключения договоров, то в приемную жилищной конторы или предприятия из другой сферы коммунальных услуг чаще всего заходят жалобщики, которые начиная с приемной рассказывают о том, что свои услуги исполнитель не оказывает и не понятно за что ему нужно платить деньги. Такие посетители здорово портят нервы и оставаться спокойным, когда повышают голос и возмущаются, достаточно непросто. А при этом секретарь должен сделать все возможное, чтобы посетитель успокоился и не поднимал шум в приемной, а также был уверен, что решением его проблемы займутся и все благополучно разрешится. Выполнение обязанностей, связанных с такими стрессовыми ситуациями, не может не влиять на настроение и потому нередко от негативных ситуаций, произошедших на работе, страдают и домочадцы.
  • Секретарь не имеет право опоздать, так как начальству без его помощи не обойтись. Также возникают сложности и с тем, чтобы отпроситься раньше, поскольку если в отделах, где работает несколько сотрудников, есть возможность замены, то секретаря заменить не может никто.
  • Работа на этой должности однообразна и скучна, потому очень быстро может надоесть, особенно если на это место устроился амбициозный и целеустремленный человек.
  • Возможности для профессиональной реализации отсутствуют, так как в основном от секретаря требуется подавать кофе, отвечать на звонки и встречать посетителей. Потому ни о каком профессиональном росте говорить не приходится.
  • Зарплата у секретарей обычно низкая, есть возможность устроиться на место с хорошей зарплатой, но с условием, если есть навыки работы со специальными программами на компьютере, кроме пользовательских, а также если есть знание иностранного языка.
  • Нередко на этой должности ненормированный рабочий день, так как приходится приходить раньше руководителя, чтобы подготовить все необходимые документы, а уходить позже, чтобы закрыть приемную.

Выводы

У каждой профессии есть свои недостатки и преимущества, потому выбирая себе специальность, необходимо изучить ее специфику.

На первый взгляд кажется, что работать секретарем просто, однако наряду с приготовлением кофе и подготовкой документов, профессия требует от человека стрессоустойчивости и дипломатичности, так как посетители, пришедшие в приемную, приходят по разным причинам, кто-то решить текущие вопросы, кто-то пожаловаться, а могут приехать правоохранительные органы или прокуратура с обыском. Так что нужно быть готовым ко всему.

Одним из существенных минусов является то, что работа не предусматривает профессиональной реализации и спустя год делать однообразную работу может надоесть и захочется сменить профессию.

Источник: https://plusiminusi.ru/rabota-sekretarem-osnovnye-preimushhestva-i-nedostatki/

Всё о профессии секретаря – Статьи

Профессия секретарь

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

24 апреля отмечается международный день секретаря. Впервые этот праздник начали отмечать в США в 1952 году благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса.

В более широком варианте это праздник всех административных работников – офис-менеджеров, стенографистов, ассистентов руководителя и пр.

По данным статистики секретари входят в пятерку самых востребованных и популярных профессий в мире.

В народе секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы. Классические обязанности секретаря – это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).

Виды секретарей

Секретарь – это всегда придаточное звено к офису, отделу или начальнику. Поэтому существует масса различных видов секретарей в зависимости от сферы их деятельности.

Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит.

Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное – лишь производные от них.

Секретарь на ресепшн (reception) – это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию.

Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн – этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис.

В некоторых компаниях на ресепшиониста могут ложиться еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт является секретарем руководителя. В последнее время на рынке вакансий эта должность чаще называется «помощник руководителя» или «ассистент руководителя».

  Если секретарь-ресепшионист выполняет административную работу для всего офиса, то секретарь-референт ассистирует только своему руководителю. В его обязанности входит встречать посетителей в приемной начальника, готовить чай-кофе, работать с корреспонденцией, отвечать на звонки. Секретарь-референт владеет расписанием шефа.

В зависимости от размера и структуры организации обязанности секретаря могут варьироваться от просто фильтрующего звена на входе в приемную до личного помощника руководителя. В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста.

Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.

Специфика профессии

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми.

К тому же, работа секретаря – это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин. Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю.

Однако, все чаще в роли личных ассистентов руководители хотят видеть именно мужчин, которые могут стать отличными бизнес-партнерами и надежными коллегами.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст – важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими  деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе.

Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации.

Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным.

Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом вуза даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.

Секретарь должен уверенно владеть ПК и оргтехникой, уметь работать с документами, вести протоколы заседаний. Также среди необходимых характеристик можно отметить грамотность, хорошую устную и письменную речь, знание этикета и высокий общекультурный уровень.

Где работать

Секретарь в том или ином виде есть в любой компании. Рынок вакансий в этом направлении изобилует предложениями. Будьте готовы к тому, что в небольших фирмах функции секретаря будут перемешаны с какой-то еще работой, и вам придется совмещать все эти деятельности. В крупных организациях, как правило, обязанности секретаря прописаны довольно четко.

Зарплата секретаря

Поскольку секретарская деятельность не требует специальных знаний и навыков, то рассчитывать на высокую зарплату тут не приходится. Средний заработок секретаря на ресепшн по Москве составляет 29 000 рублей, по области – 24 000 рублей.

Секретарь-референт имеет более высокую степень ответственности и, соответственно, получает больше. Средние цифры по Москве – 37 000 рублей, по Московской области – 31 000 рублей.

Для сравнения, например, в Самаре 21 000 рублей (ресепшионист) и 20 000 рублей (референт), в Екатеринбурге 19 000  и 22 000 рублей соответственно.

Карьера секретаря

В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-референт может стать личным помощником руководителя.

Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь.

Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь, как никто другой, отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

Источник: https://rjob.ru/articles/vse_o_professii_sekretarya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть