+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Учет и хранение трудовых книжек

Содержание

Правила хранения трудовых книжек и личных дел – СИЗ, нормы, инструкции

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

  • условия хранения и ведения книг;
  • инструкция по изготовлению бланков;
  • порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

  • работников-совместителей;
  • работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

  1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
  2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
  3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
  4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учёт

Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

В частности на предприятии обязательно ведение двух книг:

  • приходно-расходной – в бухгалтерии;
  • движения – в отделе кадров.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы.

К обоим формам предъявляются требования, связанные с тем, что они:

  • прошнуровываются;
  • нумеруются;
  • заверяются подписью руководителя;
  • опломбировываются – скрепляются сургучной печатью.

В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй – фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам. Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении.

Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов. В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом.

Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается.

 Учёт трудовых книжек – одно из действий при проведении инвентаризации. Любое несовпадение в данных – повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования.

За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров.

Сроки хранения

По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства. Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

После издания приказа об увольнении документация выдаётся бывшему работнику вместе с расчётом.

Существует три основных варианта передачи:

  • лично в руки;
  • через доверенное лицо;
  • отправка по почте с уведомлением о получении.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю.

Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке.

Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия. Однако, по предварительному соглашению это допустимо.

Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке.

Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

 В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет.

Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

Нововведения 2018 года

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации.

К ключевым изменениям относятся:

  1. Необходимость информировать сотрудника о записях в личную карточку. Он обязан поставить свою подпись в соответствующем документе.
  2. Сведения об увольнении допустимо заверять подписью не только руководителя, но и уполномоченного работника отдела кадров.

На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов.

 Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации.

На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении.

Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила.

Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам.

 Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо – гражданский иск.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/pravila-vedeniya-i-hraneniya

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-hraneniya-trudovyh-knizhek-i-lichnyh-del/

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Трудовая книжка, приобретение, выдача, учет

Учет и хранение трудовых книжек

 Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
  Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
  Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек.
  В соответствии с п.

45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.   Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

  В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом.

Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.Пример

(применяется в небольших организациях).

  В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

  Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.  Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу.Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: ''Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее”.  Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.  Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф.  В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.   Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.
  Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.   По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.  При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).  Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.

  Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них

  Согласно п. 41 Правил, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении названных книг.

Практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Учет и хранение трудовых книжек  Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно, прежде всего, принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них; проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.  Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).  При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий.

Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Оформление трудовой книжки впервые

  Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.  Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п.

42 Правил).  До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

  Необходимо подчеркнуть, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.

  В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации.

Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

  За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.  Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.

ВАРИАНТ

Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»

(ООО «Рондо»)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель (подпись) А.А.Кузнецовг. Москва

«20» апреля 2010. г.

Акт № 5о списании испорченных бланков

трудовых книжек

«20» апреля 2010 г.Комиссия в составе:главного бухгалтера Волковой Ирины Павловны,начальника отдела кадров Шапкина Тимофея Олеговича,кассира Яковлевой Марины Алексеевны,назначенная приказом от 02 марта 2010 г. № 25,составила настоящий акт в том, что за период с 01 апреля 2010 г. по 20 апреля 2010 г.

были испорчены бланки трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку):

№ п/пБланки трудовых книжекПричина порчи
Вид бланкаНомерСерия
1Трудовая книжка8595467РКСлучайно порвана
2Вкладыш в трудовую книжку3425467КВОшибка инспектора по кадрам

в количестве двух штук, которые 20 апреля 2010 г. были уничтожены путем измельчения и подлежат списанию. Председатель комиссии главный бухгалтер (подпись) И. П. Волкова Члены комиссии: начальник одела кадров (подпись) Т.О. Шапкин кассир (подпись) М.Л.Яковлева

«20» апреля 2010г.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/trud_priobretenie.html

Трудовые книжки — порядок их ведения учета хранения и выдачи

Учет и хранение трудовых книжек

Законодательство Российской Федерации требует, чтобы каждый работник имел свою трудовую книжку. Для трудоустроенных граждан этот документ является подтверждением того, что человек работает. Подавляющее количество взаимоотношений между работодателем и работником проходят с оформлением записи в трудовую книжку.

В будущем для работников именно этот документ станет помощью в получении пенсионного обеспечения, ведь на основе его данных высчитывается стаж человека. Также записи в нем активно изучаются работодателями, которые рассматривают человека как потенциального кандидата на свободную должность. Поэтому сотрудники кадровых служб должны внимательно подходить к порядку ведения этих документов.

Правила ведения трудовых книжек 2018

Правила, связанные с ведением, утверждены специальным Постановлением Правительства, которое датируется еще 2003-м годом. В нем указано, что при первом трудоустройстве работника его работодатель должен обязательно оформить после приема на работу трудовую книжку.

На это отводится ровно одна неделя. Вся информация в нее вносится на основании выданных приказов. Сокращать записи нельзя. Каждая новая запись сопровождается получением подписи от работника в личной карточке.

При ведении важно использовать те же формулировки, что и в ТК РФ. Поэтому при расторжении договоров и других действиях следует проставлять ссылка на соответствующую статью. Закон предусматривает, что в документе следует упоминать о награждениях за заслуги в труде, а вот данные о премиях указывать не нужно.

Правила хранения трудовых книжек на предприятии

К вопросу учета и хранения необходимо подходить не менее внимательно, чем к вопросу ведения. Для учета на предприятиях кадровики ведут:

  • книгу учета движения этих документов;
  • приходно-расходная книга.

Особое внимание уделяется приходно-расходной книге. С ее помощью осуществляется учет всех бланков трудовых книжек, а также ее вкладышей. В этой книге необходимо соблюдать нумерацию, все бланки необходимо прошнуровать, а также заверить подписью и печатью.

Постановление правительства о порядке хранения трудовой книжки

В шестом разделе постановления правительства устанавливаются правила по учету и хранению. Считается, что трудовые книжки являются документацией строгой отчетности. Должен быть выбран человек, который будет ответственен за их ведение. Это лицо ежемесячно обязано ежемесячно подготавливать отчет о бланках и вкладышах этих книг.

Если во время заполнения бланки, были испорчены, то их необходимо уничтожить. Хранение этого документа будет осуществляться работодателем, если при увольнении сотрудник ее не получил. Сохраняться трудовая книжка будет на рабочем месте, пока уволенный работник не затребует ее. Каждый работодатель всегда должен следить за тем, чтобы нужное количество бланков и вкладышей всегда было в наличии.

Порядок выдачи трудовых книжек в 2018

Если случилось увольнение сотрудника, то работодатель должен проверить, чтобы напротив всех записей, внесенных им, стояли его подписи. Выдача осуществляется непосредственно в день увольнения.

Если выдача будет просрочена работодателем по его же вине, то у него возникнет обязательство по возмещению работнику заработка за дни задержки.

Соответственно и день увольнения перенесется до даты выдачи.

Если сам работник не приходит за документом, то нужно ему отослать уведомление. Отправлять по почте его можно будет исключительно при согласии сотрудника. При смерти работника документа отдается родственникам. От одного из них необходимо получить расписку о получении. Если есть заявление родственника, то можно отправить трудовую книжку по почте.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Этот документ может получить только ответственное лицо за его хранение и только по специально оформленной заявке.

Скачать образец заявки

На предприятии ведется специальная книга учета. В нее вносится информация как о тех труд. книгах, которые были оформлены для сотрудников на этом предприятии, так и о тех, которые уже были получены от самих работников. Вписывается следующая информация:

  • дата приема;
  • ФИО владельца;
  • серия и номер документации;
  • должность и профессия;
  • наименование рабочего места (например, бригада, администрация и т.д.).

Книги по учету должны быть оформлены в должном порядке. Нумерация, шнурование, заверение подписью – обо всем этом должны позаботиться кадровики предприятия. Книгу учета движения нужно хранить после ее окончания 75 лет, а приходно-расходную книгу – 5 лет.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (7 4,43 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovaya-knizhka/trudovye-knizhki-poryadok-ix-vedeniya-ucheta-xraneniya-i-vydachi.html

Учет трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

Нормативная база

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Порядок учета трудовых книжек

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Приобретение

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Возмещение расходов на покупку

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Документальное оформление и учет

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Как нужно выдавать?

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Приходно-расходная книга

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

  • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

  • в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
  • закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
  • в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
  • в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
  • в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Приходно-расходная книга

Как ведётся учёт движения книжек?

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек, документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

  • о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
  • о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
  • о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

Заполнение:

  • Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
  • В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
  • В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
  • В графе 6 – её реквизиты.
  • В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
  • Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
  • Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
  • Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
  • Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
  • Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

Книга движения трудовых книжек

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Отчеты об использовании бланков

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Пример отчета:

Отчет о наличии бланков ТК

Как списать бланки?

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Пример акта:

Акт о списании бланков ТК

Ответственность

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Статья 5.27 КоАП РФ

Как назначить ответственное лицо

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Образец составления приказа

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Штрафы

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Особенности хранения

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

Заключение

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2019 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/porjadok-ucheta-i-hranenija-trudovyh-knizhek/

Хранение и учет трудовых книжек в организации

Учет и хранение трудовых книжек
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, трудовые книжки (далее ТК) являются документами строгой отчётности, именно поэтому в компании должен вестись их учёт.

Каким образом осуществляется оформление и хранение трудовых книжек в организации, вы узнаете в этой статье.

Как и где приобрести ТК?

Покупкой ТК уполномочена заниматься компания, нанимающая сотрудников. Если гражданин ранее был трудоустроен, он предоставляет свою трудовую с записями о прежних местах работы. Если же сотрудник устраивается на должность впервые или документ потерян, руководитель обязуется оформить новый бланк ТК.

Приобрести трудовые и чистые вкладыши к ним можно в специализированных организациях, обладающих соответствующей лицензией.

Для поставки определённого количества ТК предприятие должно заключить договор с одним из учреждений.

Закон не запрещает самим сотрудникам заниматься поиском чистого бланка, однако в этом случае высок риск приобретения устаревшей формы ТК.

Кто ответственен за хранение трудовых книжек?

Любая крупная организация, небольшая фирма и ИП должны иметь в штате сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек. Гражданин назначается на данную должность с помощью соответствующего приказа руководства.

Отвечать за сохранность ТК могут следующие специалисты:

  • кадровики;
  • секретари;
  • бухгалтера;
  • иные работники.

В большинстве случаев данную работу выполняют сотрудники отдела кадров, однако на небольших предприятиях эти функции передаются другим должностным лицам.

Порядок учёта трудовых книжек в организации

Как указывалось выше, ТК относятся к документам строгой отчётности, поэтому уполномоченный сотрудник должен вести учёт каждого бланка и вкладыша к нему. Осуществляется это с помощью двух документов:

Первый документ должензаводиться бухгалтерией компании. Информация в него вносится с момента получения чистых бланков от фирмы-поставщика. Сотрудник должен указать серию и номер каждой ТК, а также подробно расписать порядок покупки и расходования документов.

Обе книги учёта должны быть прошнурованы и опломбированы, иметь нумерацию на каждой странице, подписи должностных лиц (начальника и ответственного за сохранность ТК работника) и оттиск печати компании.

Некоторые небольшие предприятия не имеют необходимой сургучной печати. В такой ситуации достаточно опломбировки учётной документации.

Правила ведения трудовых книжек на предприятии обязывают вносить информацию в документ исключительно уполномоченным лицом. Совершение ошибок и опечаток недопустимо. При порче документа работник вынужден завести новую ТК.

Правила хранения трудовых книжек

К заполнению ТК предъявляются строгие требования. В случае утраты бланка или его порчи процесс восстановления сведений занимает много времени и сил. Именно поэтому данная документация должна храниться в специальном сейфе (обычно несгораемом) или отдельном помещении, оборудованном для размещения ТК.

Обязательное условие хранения – отсутствие доступа к помещению или сейфу для большинства сотрудником компании. Ключ должен находиться у ответственного за оформление ТК лица или руководителя. Выдача данных документов может осуществляться в определённых случаях по заявке конкретного сотрудника.

Сами ТК, их дубликаты и вкладыши, которые не были забраны работниками при увольнении, не могут быть списаны и уничтожены в течение 50 лет. Если сам бывший сотрудник или его ближайшие родственники отказываются прийти за документом, он передаётся в архив на хранение.

В конце каждого месяца в бухгалтерию должен направляться отчёт, оформленный ответственным должностным лицом, содержащий информацию о количестве чистых и использованных бланков ТК, потраченных на их приобретение денег. Законодательство не устанавливает жёстких требований к форме отчёта, поэтому он может составляться в свободном виде.

Руководство желает сменить сотрудника, ответственного за оформление ТК? В таком случае необходимо передать трудовые, их дубликаты и бланки новому работнику с помощью соответствующего акта приёма-передачи. В документе указываются реквизиты каждой ТК, ФИО сотрудников, которым они принадлежат, и иная важная информация.

Можно ли выдавать ТК сотруднику на руки?

Некоторые организации требуют предъявления оригинала ТК, а не её заверенной копии или выписки из документа. Сама трудовая может понадобиться гражданину при оформлении трудовой визы в другой стране, для выхода на досрочную пенсию и т. д.

Гражданин обязуется вернуть ТК в течение трёх дней после завершения работы с документом в сторонней организации (например, в ПФР). После возвращения кадровик оформляет расписку о получении бланка.

Ответственность за неправильный учёт и хранение трудовых книжек

Законодательство РФ предъявляет строгие требования к оформлению и учёту ТК. Трудовая инспекция после осуществления проверки деятельности предприятия вправе привлечь руководство к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ в случае отсутствия соответствующих книг учёта или их неправильного заполнения.

При повторном совершении правонарушения руководитель может получить дисквалификацию вплоть до трёх лет.

Аналогичная ответственность предусмотрена в случае неправильного заполнения ТК и нарушения порядка выдачи бланков при расторжении трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/hranenie-i-uchyot-trudovyh-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.