+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Виды деловых писем

Содержание

Деловая переписка – основы, виды, особенности, правила ведения деловой переписки

Виды деловых писем

Неотъемлемой частью работы многих организаций является деловая переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.

Понятие деловой переписки

Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах.

Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации.

Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.

Виды деловой переписки

Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail.

Специалисты выделяют такие виды деловых писем: благодарственные, запросы, требования, извинения, опровержения, поздравления и соболезнования.

Кроме этого, есть коммерческие письма, к которым относят претензии, отказы, напоминания, гарантии и так далее.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

  1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
  2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
  3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

  1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
  2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
  3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
  4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
  5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата.

Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин».

Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

  1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
  2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
  3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
  4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

  1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
  2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
  3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
  4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

  1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
  2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
  3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
  4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

  1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
  2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
  3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
  4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
  5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
  6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

  1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
  2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.
Благотворительный фонд – что это, их виды, как создать, открыть, закрыть? Благотворительный фонд – важная форма организации социальной деятельности, оказывающая финансовую помощь и поддержку в разных сферах жизни человека: медицинской, образовательной, правовой. Участие людей в благотворительности – залог процветания общества. Что такое интернет, и каковы возможности Всемирной сети? Удивительно, но многие не знают, что такое интернет, хоть и активно пользуются им. С этим понятием связано еще много разных терминов, значение которых полезно знать для лучшего понимания работы сети. Она дает человеку огромное количество возможностей.
Денуклеаризация – что это и как проходит данная процедура? Многие не знают, денуклеаризация – что это такое и что у этого понятия общего с Северной Кореей и другими государствами. На самом деле термин используют еще с конца 80-х, но сейчас об этом процессе заговорили еще сильнее. Что такое акциз и какие товары им облагаются? Информация о том, что такое акциз, полезна в большей степени людям, решившим организовать свой бизнес. Есть товары, на которые возлагают особый налог, дающий существенные вклады в бюджет. Свои последствия имеет и повышение и снижение ставки.

Источник: http://kak-bog.ru/delovaya-perepiska-osnovy-vidy-osobennosti-pravila-vedeniya-delovoy-perepiski

и виды деловых писем

Виды деловых писем

Деловое письмо – один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.

Деловое письмо

Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители – с бумажных на электронные – и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.

Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.

С помощью деловой переписки решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.

Деловой стиль

Стиль деловых писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это письмо подруге.

Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды деловых писем освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой.

Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.

Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.

Виды писем

Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:

  1. Коммерческой и деловой тематики. С помощью деловых решают вопросы экономические, организационные, правовые. Объем этих посланий – от нескольких строчек до нескольких страниц. Коммерческие решают проблемы продажи услуг или товаров и снабжения. Это запросы, оферты, рекламации.
  2. Письма, требующие ответа (такие как запросы, обращения, просьбы, рекламации, предложения) и не требующие (содержат уже описанные события и факты – сопровождения, приравниваемые к квитанции, подтверждения).
  3. Выделяют такие деловые письма: обычные и циркулярные – имеющие одного отправителя и несколько нижестоящих по карьерной лестнице адресатов.
  4. Стандартной считается переписка, которая содержит готовые формы документов, образцы. Виды деловых писем, представленных таким образом, называют регламентированными. Если отправитель пишет послание от себя, то нерегламентированное.
  5. Когда в письме раскрывается одна тема, его называют одноаспектным, если несколько – многоаспектным.
  6. Отдельно позиционируют виды деловых писем, которые отражают индивидуальную информацию для адресата: поздравления, благодарности, соболезнования, рекомендации, сопровождения.

делового письма

  1. Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.

  2. Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
  3. Основная часть (должна иметь любая деловая переписка).

    Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.

  4. Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.

  5. Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.

1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.

2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.

3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.

4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.

5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.

Одна из составляющих успешного бизнеса – соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.

Источник: http://fb.ru/article/162598/soderjanie-i-vidyi-delovyih-pisem

Виды и разновидности деловой переписки

Виды деловых писем

По каким основаниям можно классифицировать деловую переписку? Это могут быть: территория, область применения, тематика и др. Наиболее актуальной для cекретарей является классификация писем по назначению в деловой деятельности. Группы писем и их разновидности. Примеры текстов.

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное.

К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.

Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Основания для классификации деловой переписки

  Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

Основания классификации            Примеры          
12
ТерриторияПисьма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка
Вид связи, используемойдля доставки сообщениякорреспондентуДеловые (служебные) письма – документы, направляемые адресату(организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи:Телеграмма – документ информационно-справочного характера, составляемыйорганизацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) потелеграфной сети общего пользования. Телекс – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной)сети. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа(письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма,переданного по факсимильной связи. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый иполучаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети
Область примененияУправленческая переписка – переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка – переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка – переписка в сфере производстватоваров и услуг; личная переписка – переписка вне сферы официальныхотношений
Статус автораПисьма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан)
Количество адресатовДеловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов
Роль в информационномобменеИнициативные письма, письма-ответы
Уровень типизации текстаПисьма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированныеписьма
Место в иерархии органоввласти и управления и т. д.Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций,сторонних организаций
ТематикаПисьма по финансовым вопросам, по вопросам материально-техническогообеспечения, по правовым вопросам и др.
Характер воздействия на адресатаДеловые письма – письма, составляемые для разрешения вопросов деловойдеятельности; этикетные письма – письма, составляемые для воздействия наэмоциональную сферу адресата

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

  Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности.

С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями: 1.

Письма информационного характера – письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.

Информационное письмоПисьмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению
Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе “Документы”.
Письмо-сообщениеПисьмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос
Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы “Об организации альтернативной гражданской службы в Москве” замечаний и предложений не имеем.
Сопроводительное письмоИспользуется для отправки документов, не имеющих адресной части
Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.Приложение:1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
Письмо-напоминаниеПисьмо, цель которого – побудить адресата выполнить взятые насебя обязательства или принятые договоренности
Напоминаем, что ваша организация ООО “Магистраль” (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2006 г. составила 1450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72.
Письмо-извещениеИнформирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию
18 апреля 2007 г. в 11.30 московского времени РАО ЕЭС России проводит селекторное совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: Москва, просп. Вернад-ского, 78.
Письмо-уведомлениеСообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и со-держанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. Уведомления могут публиковатьсяв печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц
Уведомляем акционеров открытого акционерного общества “Орловская промышленная компания” о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.
Рекламное письмоПисьмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме
Уважаемые господа! Наша компания является одним из ведущих в России поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции. Компания зарекомендовала себя на рынке как надежный партнер, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены. К осенне-зимнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви – демисезонной из натуральной кожи и зимней из кожи с натуральным мехом – в ценовом пределе от 60 до 200 долл. Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви осенне-зимней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением…

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

Письмо-просьбаПисьмо, цель которого – получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа
В связи с подготовкой рекламной кампании коллекции обуви “Весна – лето – 2007”, запланированной на период с декабря 2006 г. по июнь 2007 г., просим Вас сообщить о возможности проведения для нас исследования степени известности в Москве и двух-трех региональных центрах России (на Ваш выбор) торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Письмо-запросНаправляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО “Этон”. 4. Справка о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2007.
Письмо-предложениеНаправляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, ус-луг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой
Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.), которая может быть полезна обеим сторонам.
Письмо-заявкаЭто разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п.
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме “Методы защиты информации в информационных системах”, который состоится 12 апреля 2007 г.
Письмо-заказПредставляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая -июня 2007 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.
Письмо-приглашениеСодержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках
Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре “Бизнес-презентации. Современные технологии”.В программе семинара: Критерии выбора презентационного оборудования. Обзор современного рынка офисных проекторов. Основные критерии выбора мультимедиа-проекторов. Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели. Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский проспект, 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требованиеЦель этого письма – заставить адресата выполнить взятые на себя себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей
Согласно договору подряда от 12.05.2006 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 3 к договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора к вам будут предъявлены штрафные санкции.
Письмо-претензияСодержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/246-vidy-i-raznovidnosti-delovoy-perepiski

Виды деловых писем

Виды деловых писем

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

  • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
  • Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
  • Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

  • Внутренняя позиция – от лица компании
  • Отсутствие эмоций
  • Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
  • Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

  • Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
  • Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
  • Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

  • Есть необходимость что-то получить от адресата
  • Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
  • Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .

  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).

  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

  • Есть факт нарушения договоренностей
  • Есть собственная эмоциональная «включенность»
  • Есть необходимость что-то получить от адресата
  • Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
  • Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку»

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3.2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность.

Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем.

При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

  • Мы не можем пойти на уступки адресату
  • Нам неприятно отвечать отказом
  • Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

  • Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
  • Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

(1 голос-ов, 5,00 из 5)
Loading…

в соцсетях:

Источник: https://www.training-partner.ru/staty/vidy-delovyx-pisem-delovye-pisma-vidy.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.