+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

Содержание

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации – Управление персоналом

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов.

В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации.

Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается. 

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:

ДОГОВОР №1234

возмездного оказания услуг

Вторая организация может пойти двумя путями.

  • Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321

возмездного оказания услуг

  1. Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Скачать Журнал регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Скачать образец заполнения Журнала регистрации договоров, xlsx, 18 kb

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
  3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города.

И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта.

Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел.

Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) сопроводительное письмо получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

документирование, регистрация

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4277

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

  • номер по порядку;
  • дату заключения договора;
  • номер договора;
  • вид договора (срочный, бессрочный)
  • характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
  • Ф.И.О. работника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
  • дата заключения допсоглашения;
  • примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

  • наименование компании;
  • название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
  • дата оформления;
  • отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2019)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Журнал регистрации ТД примерный бланк

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.

Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/trudovoj-dogovor/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopsoglashenij/

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

Зачем он нужен?

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками трудовых договоров или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи.

Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4. Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

  • Порядковый номер записи об ответственном лице.
  • Период ответственности.
  • ФИО и должность ответственного работника.
  • Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

  • Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
  • Дата, когда был заключен договор с работником.
  • Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
  • Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
  • Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
  • Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
  • Дата расторжения договора с работником.
  • Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
  • Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
  • Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
  • Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив.

При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце.

Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

Обращаем ваше внимание, что срок хранения журналов регистрации (учета) трудовых договоров с работниками составляет 75 лет, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов ст. 358, п. «д», которые образуют деятельность организации, установлены согласно Росархиву 06.10.00.

Образец журнала учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров образец скачать в формате Excel.

Источник: https://blankionline.ru/doc/zhurnal-ucheta-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации договоров ГПХ

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы Обложка: золотистый картон Cъемная обложка из прозрачного ПВХ Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера применяется для регистрации договоров, заключаемых между организацией и физическим/юридическим лицом.

Вид основного раздела журнала:

Под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). 

При оформлении гражданско-правовых отношений с гражданином, производящим какие-либо действия в интересах организации или индивидуального предпринимателя, широкое распространение получили договоры подряда, поручения и возмездного оказания услуг. 

Предметом таких договоров может являться выполнение определенного задания (заказа, поручения), то есть конкретного, конечного объема работ или услуг. Подрядные отношения регулируются гл. 37 ГК РФ, правоотношения, возникающие по договору поручения, – гл. 49 ГК РФ, а по договору возмездного оказания услуг – гл. 39, а также параграфом 1 гл. 37 ГК РФ в части, не противоречащей гл. 39 ГК РФ.

Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора.

Перечислим главные из них:

  • По договорам оказания услуг или выполнения работ исполнитель (подрядчик) обязан выполнить конкретное задание (задания) заказчика, которое известно еще в момент заключения договора (ст. 779, ст. 702 ГК РФ). По трудовому же договору работник должен работать по конкретной должности в соответствии со штатным расписанием, по определенной профессии, специальности и выполнять все поручения руководства по мере их поступления (ст. 57 ТК РФ). В трудовых отношениях работодателя интересует прежде всего сам процесс трудовой деятельности работника, а в гражданско-правовых – конкретный результат.
  • Исполнители и подрядчики сами определяют порядок выполнения возложенных на них договором обязанностей и делают это за свой счет, если иное не установлено договором (ст. 704, ст. 783 ГК РФ). Работник же должен следовать установленным правилам внутреннего трудового распорядка, в том числе соблюдать режим рабочего времени. Кроме того, работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ), выплачивать компенсацию за использование сотрудником в работе своего имущества (ст. 188 ТК РФ) и возмещать иные расходы персонала, понесенные в интересах работодателя (ст. 164 ТК РФ). 
  • Трудовая функция всегда выполняется работником лично. Участвуя в гражданских правоотношениях, если запрет не установлен, исполнитель (подрядчик) может привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц (ст. 313 ГК РФ).
  • Исполнители и подрядчики получают не заработную плату, а предусмотренное договором вознаграждение, которое выплачивается не каждые полмесяца, как зарплата, а в порядке, установленном договором. 
  • Исполнители и подрядчики обязаны в полном объеме возместить причиненные ими убытки (ст. 723, ст. 783 ГК РФ). По трудовому договору работник несет полную материальную ответственность лишь в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.
  • Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то на него не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (отпуска, больничные и т.п.). 

Суды при рассмотрении вопроса об отграничении трудового договора от гражданско-правового руководствуются аналогичными критериями. Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2006 N А33-4217/2006-Ф02-5620/06-С1 разъяснено, что основными признаками, позволяющими отграничить трудовой договор от гражданско-правового, являются:

  • личностный признак (выполнение работы личным трудом и включение работника в производственную деятельность предприятия); 
  • организационный признак (подчинение работника внутреннему трудовому распорядку; его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность);
  • выполнение работ определенного рода, а не разового задания; 
  • гарантия социальной защищенности.

Согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.

При этом в статье оговорено, что в тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/office/6129/

Как правильно регистрировать договора в журнале регистрации

Журнал учета договоров, принятых в перестрахование (титульный лист)

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

  • Дарья Волкова
  • Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-vesti-zhurnal-uchyota-trudovyih-dogovorov-i-dopolnitelnyih-soglasheniy.html

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником.

Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями.

Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.

Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.

В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Источник: http://k-p-a.ru/kak-pravilno-registrirovat-dogovora-v-zhurnale-registratsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.